Ich habe dieses Tool als Unternehmer bereits über 40x mit Erfolg angewandt. Es ist ein Werkzeug, wie Du in 1 bis 2 Stunden dein persönliches Leben organisieren kannst.  Es kostet praktisch nichts, bringt aber extrem viel.

Was ist ein Selbstmanagement-Tool? Das Selbstmanagement Tool ist ein Werkzeug zur ganzheitlichen, persönlichen Entwicklung und zur Konzentration auf Wesentliches. Aktuelle, persönliche Herausforderungen, Rollen, Stärken und Schwächen werden übergeleitet in ganz konkrete Maßnahmen, um sich selbst effektiv zu managen.

Die Anwendung ist nicht schwer und bringt schon im ersten Durchgang einen wesentlich besseren Überblick.  In diesem Blog gebe ich eine detaillierte Anleitung und hilfreiche Zusatzinformationen.  In dieser Form habe ich dies bisher in noch keiner Literatur gefunden.  In diesem Sinne ist diese Beschreibung wahrscheinlich einmalig.

Gliederung des Blogs:

1. Anleitung für das Selbstmanagement Tool
2. Nützliche Zusatzhinweise
3. Theoretischer Hintergrund und Literatur

Anleitung für das Selbstmanagement-Tool

1.      Man nehme ein A4 Blatt, eine Uhr und 1 bis 2 Stunden Zeit

Ich präferiere ein reales Blatt Papier, ich habe hier mehr innere Ruhe und das Schreiben mit nicht löschbarer Tinte gibt eine gewisse Verbindlichkeit.

Es geht natürlich auch elektronisch. Hier eine Word Vorlage.  Sie ist kostenlos, allerdings mit einer Bitte: Wenn der Blog nützlich war, ihn Freunden teilen.  Mir liegt die Reichweite dieses Themas und natürlich auch meine persönliche sehr am Herzen.

Bei der Word Vorlage habe ich die Schriftgröße und den Zeilenabstand absichtlich groß gewählt, damit nicht zu viel Text geschrieben werden kann.

Ein Bullet Journal ist natürlich auch super, persönlich nehme ich eine Seite meines Geschäftsbuches - so fliegt es nicht in der Weltgeschichte herum.

Also ein A4 Blatt nehmen und in 4 Quadranten teilen:

(Kunstwerk meiner Tochter, bei mir ist es ganz einfach.)

Die Uhr soll eine Hilfe sein, damit man sich nicht verzettelt.  Es geht um das Große und Ganze und nicht um Details.
Wichtig ist einmal ein erster Durchgang.  Wenn man dann 1 bis 2 Nächte darüber geschlafen hat oder dies mit dem Partner bespricht, kann man ja immer noch etwas ändern.

2.      Entscheidung über den Zeithorizont

Zuerst ist der Zeithorizont zu entscheiden.

• Ich persönlich wähle immer 6 Wochen bis 3 Monate. In diesem Zeitraum kann man sehr viel erledigen, das Umfeld und die Herausforderungen sollten in dieser Zeit halbwegs stabil sein und man hat das Ziel klar vor Augen.
• In Extremsituationen kann man den Zeitraum auch viel kürzer wählen. Wenn zum Beispiel ein Elternteil verstorben ist, kann es einem helfen die nächsten 2 Wochen zu organisieren.
• Ein Zeithorizont von 1 bis 5 Jahren ist auch eine gute Übung und schließt eine gleichzeitige, kurzfristige Anwendung nicht aus.
  Die Gefahr ist, dass das Ziel eventuell zu groß gefasst wird, sich in der Zwischenzeit das Umfeld ändert und “Aufschieberitis” durch den langen Termin entsteht.  Daher immer auch zusätzlich einen kurzfristigen Horizont wählen.

Der Zeithorizont wird somit auf das A4 als Datum prominent eingetragen.

3.      Persönliche Herausforderungen formulieren (max. 15 Min.)

Links oben 3-5 persönliche Herausforderungen einsetzen.  Bitte kurz, aber klar formulieren, sodass man nach 1 bis 2 Monaten noch weiß, was man damit gemeint hat.

Dies soll keine To Do Liste sein.  Es sind die Fragen, die das Leben einem stellt. (vgl. Victor Frankl)

Es sind ganz konkrete Themen, die einen heute betreffen und für die es heißt Verantwortung zu übernehmen.  Bitte keine Wissenschaft daraus machen, einfach das innere “Sinn-Organ” befragen.  Der Unterschied zur Rolle ist, dass es sich um ein aktuelles Thema handelt.

Beispiele können sein:

• Projekt XY im Beruf
• Hausbau
• Neuen Job suchen

4.      Rollen einfügen (max. 15 Min., erstmalig max. 1 Stunde)

Was sind meine Rollen in meinem Leben?

Seifert hat hier das 7-Hüte System publiziert.  Beim ersten Mal macht es sicherlich Sinn dies anzuwenden:

1. Auf einem Blatt Papier mit min. 12 Kästchen alle möglichen Rollen einsetzen (Vater/Mutter sein, Partner sein, Berufliche Rollen, Nebenberuf, Vereine, …)
2. Alle nebensächlichen Rollen bis auf 7 streichen. Viel mehr kann ein normaler Homo Sapiens einfach nicht bewältigen.

Wir tragen nun die maximal 7 Rollen in den unteren linken Quadranten.  Mehr gibt es nicht.

Sollten wir uns von einigen Rollen verabschieden müssen, ist dies ein wichtiger nächster Schritt und kommt zu den Aufgaben rechts unten.

Beispiele für Rollen (meine):

• Selbst
• Ehemann
• Vater
• Unternehmer
• Sohn
• ...

5.      Rollen bewerten (max. 15 Min)

Ich frage mich: Wie fülle ich meine Rollen aus?  Was würde der Gegenpart sagen, wie ich meine Rolle ausfülle?

Die zweite Frage ist sehr herausfordernd, aber hoch effektiv.  Man soll dies aber selbst beantworten, ohne den Betroffenen zu fragen, denn ansonsten verliert man den Fluss und die Aufgabe wird zum Projekt.

Im Nachgang mit dem Partner, Kind, Freund etc. zu reden, macht dann wieder Sinn – so kann man prüfen, ob die Selbsteinschätzung der Beziehung stimmt.  Der Unterschied zwischen Eigenbild und Fremdbild ist ganz interessant.

Wir nehmen also einen Farbstift und bewerten jede einzelne Rolle:

• GRÜN: alles +/- in Butter, kein nennenswerter Handlungsbedarf
• GELB: hier sollte man jedenfalls nachbessern, etwas vernachlässigt.
• ROT: total vernachlässigt, brennt, Schmerzsignal.

Vielleicht sehe ich nun die Herausforderungen (links oben) etwas anders und korrigiere dies nochmals.

6.      Dankbarkeit, Stärken und die Shit-list (max. 15 Min)

Ich bin Österreicher und wir verstehen es sehr gut zu lamentieren.  Hier darf man einmal ordentlich jammern und dies auch niederschreiben.  Aber Achtung: Wir leiten dies dann in Maßnahmen ab und versuchen die Themen auch zu lösen

Dankbarkeit ist absolut nicht verboten, schüttet Dopamin aus und ist somit ein nicht-rezeptpflichtiges Arzneimittel.  Wenn möglich daher, eine ebenso lange Liste schreiben, für die man dankbar ist.

Dies beinhaltet auch eigene Stärken.  Es ist wichtig, dass wir vor allem unsere Stärken nutzen und nicht nur unsere Fehler sehen.  Stärkenorientierung bringt uns voran!

Könnte sein, dass man in diesen Quadranten viel geschrieben hat.  Dann bitte mit einem gelben Stift die wesentlichen Themen markieren.

7.      Aufgaben (max. 30 Min.)

Nun maximal 7 Aufgaben von den 3 Quadranten in den 4. Quadranten ableiten. Ist manchmal schwierig und braucht etwas Übung, damit es nicht eine To Do List von 27 Punkten wird.

Man kann sich gerne einen 2. Zettel daneben legen und die reinen To Do´s dort notieren.  Hier geht es um konkrete Ziele und Ergebnisse, die man erreicht haben möchte.

Folgende Fragestellungen:

1. Welchen Beitrag kann ich zu den Herausforderungen im Beruf, der Familie etc. leisten?
2. Welche Rolle kann / soll ich besser ausfüllen? Welche Rolle soll ich beenden?
3. Welche Stärken soll ich fördern?
4. Welche Probleme kann ich beheben?

Bitte die Ziele “SMART” formulieren. SMART steht für

• “S” spezifisch
• “M” messbar
• “A” anspruchsvoll
• “R” realistisch
• “T” terminisiert

Eine sehr gute Variante ist es das zu erreichende Endresultat einfach in der Gegenwartsform zu formulieren.

Beispiele:

• “Projektmeilenstein XY erreicht.”
• “Private Finanzen überarbeitet und monatliche Ausgaben um € xxx reduziert.”
• “Zeit mit meiner Frau organisiert. Beziehung ist wieder im grünen Bereich.”
• “Laufen begonnen (min. 3x30 min pro Woche)
• “Dachboden ist entrümpelt und aufgeräumt.”
• “Rolle im Verein XY zurückgelegt.”

8.      Überprüfung, ob es stimmig ist. (max. 15 Min.)

Habe ich die richtigen Antworten auf die Herausforderungen gewählt?
Ist jedes Ziel auch wirklich SMART?

Vielleicht stellt man sich hier nochmals die “Feen-Frage”: Was würde ich mir in dieser Situation von der guten Fee wünschen, wenn ich nur einen Wunsch frei hätte?  Die Antwort sollte rechts unten stehen.

9.      Publizieren und umsetzen!

Ich persönlich bespreche das Endergebnis dann mit meiner Frau.  Oft hat sie noch einen guten Beitrag und es entsteht so auch ein sehr gutes, grundlegendes Gespräch.

Wenn man es publiziert, entsteht jedenfalls auch eine größere Verbindlichkeit.

10. Erfolge feiern und neues “Selbstmanagement A4” erstellen

Am Ende der Periode hat man vielleicht nicht alles erreicht, aber es gibt sicherlich etwas zu feiern.  Auch nicht erreichte Ziele sind eine gute Information.  Vielleicht muss man sein Leben noch etwas mehr “ausmisten” oder man lernt realistischere Ziele zu setzen.

… und weiter geht es mit der nächsten Runde.

Just Do it!

Im weiteren Teil des Blogs möchte ich noch Tipps und Hintergrundinformationen geben.  Aber grundsätzlich ist nun alles erklärt.  Es dauert wirklich beim ersten Mal maximal 2,5 Stunden.  Daher kein Projekt daraus machen und einfach tun.

Nach dem 2. und 3. Durchgang dauert das Ganze weniger als eine Stunde.  Es ist eine wertvoll investierte Zeit!

Was ist, wenn die Herausforderungen zu groß bzw. wichtige Rollen im roten Bereich sind?

Es kann natürlich vorkommen, dass sich herausstellt, dass einzelne Bereiche massiv notleidend sind.  Nicht verzweifeln.  Jeder hat solche Phasen in seinem Leben.  Dies ist eine richtig gute Chance Ordnung zu schaffen und das Leben neu auszurichten.  Jede Krise hat ihre positiven Seiten.

Daher:

• Einen Schritt nach dem anderen setzen und sich auf die wirklich wichtigen Themen konzentrieren.
• Vielleicht mit einem reifen Freund oder einem Berater sprechen und gemeinsam das Leben sortieren. Das ausgefüllte A4 Blatt kann hier eine sehr gute Gesprächsgrundlage sein.

Tipp: Ziele prominent aufhängen. Sich jede Woche / jeden Tag auf die wichtigen Punkte ausrichten.

Mindestens einmal pro Woche plane ich meine Aufgaben im Detail.

Ich nehme immer mein “Selbstmanagement A4” zur Hand und plane konkrete Maßnahmen um in 1-2 Themen große Fortschritte zu erreichen.

Weiters schreibe ich die Ziele nochmals auf ein A4 Blatt und hänge es am Schreibtisch direkt vor meine Nase auf.  Ich möchte sie jeden Tag mehrmals sehen.  Auf diesem Blatt gibt es dann einen dickes Häkchen, wenn ein Thema erledigt ist!

Wenn das Leben anders spielt, …

Sollte etwas dazwischenkommen, das man nicht vorhersehen konnte ... kurz Inne halten und die Prioritäten neu ordnen.

Häufige Herausforderungen und Fehler beim Ausfüllen

• Zu viele Themen pro Quadrant.
  “Ich schreibe Dir einen langen Brief, weil ich keine Zeit habe, einen kurzen zu schreiben.” - dieser Satz wird u.a. Goethe zugerechnet.Es ist bequemer eine zu lange Liste zu schreiben als sich für die wichtigen Themen zu entscheiden. Bitte nimm dir die Zeit das Wesentliche herauszufinden.
• Maßnahmen. Wir sind oft so auf Maßnahmenlisten gedrillt (speziell wir Ehemänner ).  Sehr oft poppen bei den Herausforderungen, den Rollen und dann bei den Zielen reine Aufgaben auf.  Die haben hier aber nichts verloren.
• Ziele sind nicht SMART formuliert. Ich weiß, ich habe dies schon 2x erwähnt, aber der innere Schweinehund hasst konkrete Ziele und man muss das konkrete Formulieren trainieren.  Viel lieber hat er (der innere Schweinehund) schwammige Formulierungen und Stichworte, die man dann vielfältig interpretieren kann.  Hier sehr diszipliniert sein.
• Eine "rote", notleidende Rolle/Beziehung als "grün" beurteilen.  Wenn ein Patient bereits im Sterben liegt, kann er auch nicht mehr schreien.  Wenn eine Beziehung länger vernachlässigt wurde, gibt es vielleicht auch keine Beanstandungen mehr.  Wenn man aber schnell handelt und in die Beziehung investiert kann man schnell sehr viel wieder erreichen.

Anwendung als Führungskraft

Ich werde einen separaten Blog zur Anwendung als Führungskraft schreiben.  Dieses Instrument kommt ursprünglich aus dem Management Bereich.  Fredmund Malik hat in seinem Buch „Führen-Leisten-Leben“ das Assignment Control als eines der wesentlichen Management Werkzeuge definiert.

Es ist ein extrem mächtiges Werkzeug, das die Kommunikation zwischen Führungskraft und Mitarbeiter und dessen Selbststeuerung massiv verbessern kann.  So kann man sich externe Berater sparen, die u.a. genau diese Schnittstelle beleuchten.

Als Mitarbeiter kann man dies aber auch selbst nutzen um den Chef besser zu verstehen und sich proaktiv einzubringen.  In diesem Fall entfallen die persönlichen Themen.  Auch dafür möchte ich auf den nächsten Blog verweisen.

Warum ist es so wirksam?

Es ist in erster Linie eine effiziente Hilfe für ein sinnerfülltes Leben.

Unser Leben hat dann einen Sinn,

• wenn wir uns den Herausforderungen stellen und Verantwortung übernehmen,
• wenn wir gute Beziehungen mit Liebe pflegen und auch hier verantwortlich handeln,
• wenn wir nicht jammern, sondern unser eigenes Leben gestalten.

Es ist somit ein erfolgversprechendes Instrument sich Zeit für die persönliche Reflexion zu nehmen und zu den Themen Stellung zu beziehen.

All dies hat Viktor Frankl sehr gut dargestellt und auch gelebt.

Literatur

• Victor Frankl: „Und trotzdem Ja zum Leben sagen“
• Elisabeth Lukas: „Wie das Leben gelingen kann“
• Fredmund Malik: „Führen Leisten Leben“. Er beschreibt das Assignment Control als Management Werkzeug.

Ich wünsche viel Erfolg bei der Umsetzung!

Sollte es Fragen zur Umsetzung geben oder Erfolgserlebnisse, bitte posten!

Auf Youtube gibt es ein paar Videos zum Thema.